より良い管理組合運営のパートナー

管理組合の文書・帳票類の保存期間について教えて下さい。

相談内容

管理組合の関係書類には様々なものがあり、いずれも管理運営にとって重要な書類なのは分かりますが、その量も年々増加し困っています。その保管期限など決められたルールがありますか？　また保管についてのアドバイスをお願いします。

回答

残念ながら管理組合運営に関し、帳票等含めて保管期間等の法的な定めはありません。

総会及び理事会の関連資料、決算等会計関連、工事関連、各種契約書、建物・設備点検等々、様々な帳票や作成書類があり、これらは必要に応じて組合員や利害関係者から閲覧を求められることがありますので、常に整理して適正に保管しておく必要があります。

企業の書類などについては、各法令、企業毎の規定がありますが、マンションにおいては定められたものがないので、管理組合の実状等に合わせて管理をすることが大切です。 保存期間だけではなく、保存場所、保管責任者、保存期間終了後の廃棄ルールなどについて細則等で明文化し、継続して適切に管理できるようにしておくことが重要です。

補足コメント

管理組合の保存期間に関する資料は少ないようですが、「理事会運営細則モデル」（マンション管センター発行）の巻末に“帳票等などの保存期間”がリストで掲載されておりますので、参考例になると思います。

注：ここにご紹介しております相談事例につきましては、秘密保持義務（マンション管理適正化法第42条）遵守の関係から当事務所に寄せられた直接的内容のものではございません。