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総会の議案書として委託契約などはどう扱えばよいのでしょうか？　

相談内容

私の住むマンション（戸数：232、築16年）では、出納など会計業務の管理は管理会社に委託していますが、それ以外にも植栽管理、エレベーターの点検など毎年毎に直接契約しています。
ところが最近の総会議案書を見たところ、管理会社との委託契約のみが議案の対象となっています。理事の経験者に聞いたら、管理会社以外の契約は予算計画に盛り込んでいるのでこの承認を得られれば問題はないとのことです。これでよいのでしょうか？

ちなみに入居時は、植栽やエレベータなど、全て管理会社に纏めての契約しておりましたが、数年前からは管理費コスト削減するため、それぞれ個別に契約を結んでいます。

回答

予算を計上し総会承認を得さえすれば問題ないと言い切るのは少し乱暴な気がします。少なくとも管理委託契約の議案と一緒であっても、承認を得て管理組合の業務として実施するのが、同じマンションで生活する組合員に対する理事会の誠実な対応と思います。

本来、マンションの維持管理することは管理組合の基本の業務ですが、現実には種々の業務を外部の専門業者に委ね（委任契約）て実施していますが、管理会社の委任契約だけでなく植栽管理なども同様な性格のものと考えられますので、個々独立の議案でなくとも、例えば「管理委託契約等の契約更新に関する件」として、この議案の中に管理会社との委任契約以外の委任契約も列記し、総会の承認を受けておく方がよいと考えます。

補足コメント

総会に出席しない組合員の人にも管理組合の活動状況をよく理解してもらう為、総会議案書の作り方にもできるだけ配慮するよう心がけましょう。

注：ここにご紹介しております相談事例につきましては、秘密保持義務（マンション管理適正化法第42条）遵守の関係から当事務所に寄せられた直接的内容のものではございません。